Entrevista a Oscar Pérez Prieto
Iberia Account Manager, de Philips Speech Processing, Sistemas de Dictado (grabación digital para profesionales)
Háblenos de Philips Speech Processing.
Philips posee toda una división dedicada al procesamiento de informes. Tenemos la central en Viena y luego nos dividimos en “clusters” de países. España y Portugal (Iberia) pertenecen al cluster del suroeste de Europa , al igual que Holanda, Bélgica, Francia, Suiza, Italia y Grecia.
¿Desde cuándo Philips Speech Processing se dedica al dictado profesional?
De hecho somos los inventores del dictado a nivel profesional: inicialmente analógico y en la actualidad digital. Ya en los años 50 surgieron los primeros magnetófonos, que eran de dimensiones astronómicas, muy grandes y caros. Durante cuatro décadas muchos profesionales que han tenido que dictar o transcribir han utilizado nuestros sistemas de grabación analógica de forma generalizada, y ahora están en el proceso de cambio hacía las soluciones de grabación digitales.
A finales de los 90, con el nacimiento de las nuevas tecnologías -internet y todos los cambios que ha habido a nivel tecnológico e informático en las empresas-, se empiezan a desarrollar productos digitales, como pueden ser el grabador Speech Mike (inventado y patentado por Philips en el año 1996). Por su forma es parecido a un Mouse, aunque en realidad es un micrófono fijo a un PC, en donde los profesionales dictan directamente. Después automáticamente se envía la grabación al ordenador de la secretaria encargada de la transcripción.
Tanto si se trata de una forma móvil o fija, hardware o software, en los últimos años hemos incorporado toda una serie de soluciones digitales que se adecúan a los nuevos sistemas informáticos que hay en las empresas, para satisfacer de la mejor forma posible las necesidades de los clientes.
¿En qué consiste exactamente la grabación digital?
Todo el proceso de tratamiento de documentos está informatizado. Una vez grabada la información, viaja a través de una transferencia de archivos automática por medio del correo electrónico, LAN o FTP. Basta estar conectado a un servidor. Todos los dictados grabados se almacenarán allí y cualquier secretaria podrá recibir la información en pantalla, prácticamente al instante, perfectamente clasificada, y lista para transcribirse. Todo el flujo de información queda gestionada a través del software de dictado y transcripción, que permiten múltiples configuraciones para adaptarse de la mejor forma posible a las necesidades de los profesionales de una firma, por ejemplo.
¿Qué diferencia existe entre el sistema de grabación analógico y el digital?
Con el analógico no tenemos flexibilidad, dinamismo, movilidad, ni rapidez. Y además la calidad del sonido no es tan buena. El sistema de grabación digital nos permite enviar un documento sonoro de un lugar a otro de forma instantánea. Por ejemplo, desde París a Barcelona, en donde una secretaria puede transcribir casi inmediatamente el texto y enviarlo por Internet al PC del autor de la grabación.
A pesar de las claras ventajas del sistema digital respecto al analógico, la inversión que debe hacer una organización eligiendo una opción u otra es parecida.
¿En qué sectores existe una mayor tradición en la grabación profesional?
Desde los años 50 hasta los 90 prácticamente quien la ha utilizado ha sido el sector médico, que es el que tradicionalmente ha hecho más informes. Después su uso se ha ido diversificando sectorialmente. Se ha introducido el hábito del dictado – transcripción en otros sectores, como puede ser el jurídico o la Administración Pública.
El sector jurídico español, en cuanto a nuevas tecnologías y métodos informáticos se refiere, está todavía muy verde. Hay mucho trabajo por hacer. Y nosotros creemos que podemos ayudar bastante a que las firmas sean más flexibles, móviles, dinámicas, eficaces y rápidas. Queremos contribuir a que optimicen su tiempo, y por tanto, a que sean más rentables. Con nuestra oferta pensamos que lo pueden conseguir.
Por tanto, nuestro objetivo ahora es introducirnos en los despachos profesionales españoles y portugueses, en donde, tal como he dicho, los sistemas digitales de voz están en un proceso inicial. En contraposición, otros países como El Reino Unido, Alemania, Francia y los países Nórdicos, tienen una larga tradición en el uso cotidiano y profesional de estas soluciones de dictado.
Afortunadamente en estos últimos años el mercado jurídico español se está abriendo a nuevas soluciones tecnológicas, que pueden facilitar y rentabilizar el trabajo de sus profesionales. Y, sin lugar a dudas, la grabación digital es una de ellas. De momento estamos teniendo una muy buena aceptación. En cuanto el profesional conoce las posibilidades de lo que le estamos ofreciendo, enseguida ve muy claro que aquello puede interesarle.
¿Hay algún despacho conocido que esté empleando el sistema de grabación digital?
Importantes bufetes como Elzaburu o Lupicinio Everheads, o consultorías de RRHH como Human Management Systems, sin citar otros abogados unipersonales que ya utilizan nuestras soluciones.
¿Cómo puede convencerse a los despachos para que incorporen la grabación digital en su forma de trabajar?
El dictado digital permite a los abogados y profesionales crear documentos de un modo mucho más rápido, sin tener que contratar personal de transcripción adicional. También proporciona a los despachos la opción de usar servicios de transcripción externos en cualquier lugar del mundo.
Independiente, o integrado en sistemas de gestión de casos, Philips ofrece una completa gama de soluciones y productos de dictado y transcripción que responden a la necesidad de movilidad, flexibilidad y seguridad (se incorpora un sistema de encriptación del archivo en tiempo real, que permite confidencialidad a la grabación) del sector jurídico. Asimismo, contribuyen claramente a la internacionalización de las firmas y al uso de soluciones de teletrabajo, cada vez más frecuente en los despachos profesionales.
Desde el momento en que una firma ha modernizado sus estructuras, e incorporado lo más avanzado en nuevas tecnologías dentro de su organización, ha de dar un paso más. Ha de plantearse qué le ofrece el mercado que le permita optimizar todavía más su inversión. Es decir, ha de averiguar qué oferta puede complementar la tecnología que ya tiene, haciéndola más rentable. Y aquí es donde queremos entrar ahora. Antes era absurdo. No hemos accedido antes al sector jurídico con nuestras propuestas de grabación digita porque no valía la pena. Philips quiere ser una parte más en esa revolución tecnológica en la que está inmersa el sector legal.
Cada uno debe trabajar en función de sus necesidades. No en todos los despachos es conveniente el mismo sistema. Por eso en Philips Speech Processing escuchamos a nuestro posible cliente profesional, detectamos sus necesidades o las de la organización que lidera y le aportamos la solución que mejor encaja en su forma de trabajar.
Y en esta labor de escucha y asesoramiento, es donde tienen papel protagonista sus consultores. ¿No es así?
En efecto, tal como he dicho, tenemos una larga experiencia en el mundo de los procesamientos de voz, y tratamos de entender qué necesidades tienen nuestros clientes. Para ello, creemos que la consultoría es fundamental, y esa es la forma que tenemos de llegar a nuestros clientes. Contamos tanto directa como indirectamente, a través de nuestros distribuidores, con un equipo humano altamente preparado y dispuesto a escucharles, para poder aconsejarles y darles, de la mejor forma posible, una solución a su medida. Además, hay que destacar la posterior labor de seguimiento y el servicio de mantenimiento que ofrecemos.
Como no nos podemos multiplicar, nuestra forma de trabajar como consultores de nuestros clientes, la tenemos que extrapolar hacia nuestros distribuidores para que ellos puedan trabajar de una forma organizada y estructurada. Es decir, tal como nosotros lo haríamos directamente y como hemos pensado en Philips que es la mejor forma de llegar al cliente.
¿Qué tipo de tecnología de dictado ofrece actualmente Philips Speech.
En cuanto al tipo de tecnología que ofrecemos, tenemos una parte de hardware y otra de software.
Lo que tenemos en software es simple. Tiene una serie de características por las cuales podemos configurar unas funciones para trabajar de una forma determinada, en función del sector. Podemos configurar este software para que sea adaptado a un ámbito legal, con una nomenclatura legal en las columnas, y funciones que va a tener ese software. También ofrecemos un hardware que está constituido por los métodos de dictado.
¿Qué hardware tenemos para dictado? Uno fijo, que va con cable conectado directamente al PC y otro que es móvil, que va con una memoria pequeña, como la de las cámaras de hacer fotos, y que no requiere conectividad a un PC. Por medio de un punto de red, que puede ser fijo o móvil o configurando el propio PC por un servidor, a través de éste, estos trabajos se configuran para que lleguen de una forma determinada a las personas que van a transcribir los informes. Éstas personas los reciben con unos parámetros definidos en las columnas. El transcriptor que tiene esta información visual en pantalla, sabe si es o no urgente el informe, e incluso puede recibir alguna instrucción especial. Una vez transcrito y finalizado, vuelve este informe a su autor, para que lo autorice, lo confirme y finalmente lo imprima.
De todos los productos que ofrecéis, cuál es el que creéis el que se adapta mejor a los despachos profesionales?
Si es un despacho pequeño/mediano, lo ideal es que cada uno de los abogados, asesores o consultores tenga su propia grabadora y su PC. Tanto si están en la oficina como fuera, con su PC conectado al servidor de la firma, pueden enviar por cable USB su grabación. Esto va directamente por ese servidor hacia la persona que va a transcribir el informe. Igualmente podemos configurar el ordenador portátil para que esos informes sean enviados también por Ftp, o email.
El software que se utiliza, se llama Speech exec Pro. Tenemos dos softwares: el pro dictate, para los autores y pro transcribe para los trasncriptores. Ambos se configuran con una serie de informaciones para que el transcriptor, además de escuchar el archivo de sonido con una calidad superior, disponga de una información en pantalla que le sirva para organizar mejor su trabajo, como puede ser: Quién envía el informe; Si hay alguna instrucción especial; Si es urgente o no. Todo esto se puede configurar directamente para que sea automático.
En cuanto a los despachos grandes, de más de 100 consultores, abogados o asesores, tenemos otro software que es más global, con módulos, que da estadísticas de trabajo, por ejemplo. En cuanto a hardware, trabajaríamos igual.
Finalmente, citar el “sistema de conferencias 955”. Diseñado para recoger el contenido de actos, reuniones, formaciónes o ponencias, proporcionando una calidad de sonido excelente y siendo muy fácil de manejar y de configurar. Va dispuesto en un maletín metálico que le da una mayor movilidad a este equipo. Además, hay que destacar su innovador micrófono y la cantidad de horas seguidas que puede grabar con o sin interrupción, pues dispone de un mando a distancia. Es perfecto para las reuniones en grandes salas de los despachos, o para grabar conferencias y seminarios.
Pónganos un ejemplo de firma, ya sea jurídica o de consultoría, en donde hayan implantado una solución general de grabación digital. Es decir, en donde se vaya más allá de las soluciones aisladas.
Tenemos implantaciones como la de Human Management Systems, que es una consultoría de recursos humanos que está en Pamplona, pero tiene delegación en Bilbao, Madrid, Sevilla y Barcelona. Tiene 65 consultores y una nueva filial en Shangai. Ellos trabajan en cualquier ciudad del mundo, y desde donde estén, pueden enviar a través de un punto de red o su propio PC cualquier informe que necesiten, tanto del cliente como del candidato. De lo que sea. Y esto va donde se quiera. Por ejemplo, el lugar de destino puede ser el pool de secretarias de Pamplona, y que desde allí se haga el informe, para remitirlo posteriormente en donde esté el consultor, que podrá entregar el informe al cliente en un tiempo récord. Esto se está utilizando ahora mismo y pienso que es una solución perfectamente aplicable en el sector de los despachos profesionales, para que puedan ser más rentables.
Imagínate que me estuvieras realizando esta entrevista en Budapest y tuvieras tu despacho en Barcelona. O mejor, imagínate que estás en Budapest con un cliente y has de firmar el contrato. Puedes dictar y grabar el contrato con las cláusulas pactadas, y enviarlo a Barcelona, donde la secretaria puede transcribirlo inmediatamente. Prácticamente, en menos de una hora puedes disponer del contrato escrito, enviado por e-mail, y dárselo al cliente en Budapest para que lo firme. De este modo, el abogado ofrece un servicio mucho más rápido, y responde a las expectativas del cliente, cada vez más frecuentes, del “aquí y ahora”.
También se puede grabar una reunión con un cliente en Shangai, y enviar inmediatamente la grabación por e-mail, para que la pueda escuchar algún miembro del equipo o del despacho que no haya podido asistir.
Para que quede claro, díganos de forma esquemática qué entornos de trabajo pueden ofrecer en Philips Speech Processing?
En líneas generales, podemos encontrarnos con los siguientes supuestos:
- Que tanto el autor de la grabación como el transcriptor trabajen cada uno con su PC, estando ambos conectados al servidor de la firma. Los dos están en el despacho y sus respectivos PCs están configurados con el software específico.
- Tanto el autor de la grabación como el transcriptor trabajan fuera del despacho, con sus respectivos PCs, conectados al servidor de la firma y configurados con el software específico.
- El autor de la grabación graba en su portátil en un lugar itinerante, mientras que el transcriptor trabaja con PC. Se configura el portátil para poder enviar el fichero de sonido desde cualquier lugar por e-mail, ftp, vía wifi, etc... El fichero, finalmente, le llega a la persona que transcribe vía ftp, e-mail, etc.
- El autor de la grabación utiliza una grabadora, y carece de portátil, mientras que el transcriptor trabaja con PC. El autor envía desde un punto de red, vía LAN docking station, sus informes grabados digitalmente. Esta LAN está configurada para ir a través de un servidor hacia la persona que realizará la transcripción. Esta opción se utiliza cuando no todos los autores disponen de un PC para descargar ahí sus grabadoras.
- El autor posee una grabadora, y carece de portátil y de cualquier conexión de red. En cambio, el transcriptor trabaja en su PC. El autor dispone de una pda, o smartphone, graba con una grabadora e introduce la memory card en su pda, o smartphone. Posteriormente envía por e-mail los informes grabados anteriormente en la grabadora.
- Como ves, hay soluciones para todos, y según sea el despacho más grande o más pequeño, adoptará una u otra.
¿Creéis que llegará algún día en que los profesionales, igual que llevan una blackberry o un móvil llevarán encima una grabadora?
Ahora mismo hemos introducido un nuevo producto, el “speech exec mobile”, set de tarjetas de memoria, que compatibilizan las grabadoras digitales “digital pocket memo”, con los dispositivos digitales pda y smartphone, de tal forma que los usuarios no precisan de un punto de red, pc, o portátil, para descargar sus dictados desde la grabadora digital.
El usuario tan solo tiene que colocar la pequeña tarjeta de memoria que incorpora la grabadora digital e introducirla en una de las tarjetas “adaptadoras” del set speech exec mobile. De esta forma, por último, tan sólo tiene que introducir esta tarjeta en su pda o smartphone y enviar la información desde su dispositivo móvil.
Se está trabajando para que próximamente el “speech exec mobile” incorpore un software con capacidad de grabar en comprensión DSS, formato de sonido de mayor calidad y comprensión de datos del mercado, para que desde la propia pda, smartphone o Blackberry se puedan grabar los dictados en este formato y enviar la información directamente con una mayor calidad y comprensión de la información. Estos nuevos dispositivos móviles revolucionarán el mundo de la grabación, ya que, ahora mismo, no son prácticos para grabar directamente, precisamente por esta incapacidad de poder grabar en formatos de alta calidad y gran comprensión de datos, lo que les incapacita para poder enviar información vía e-mail, de una forma rápida y confortable.
¿Crees que la crisis económica afectará esta demanda de las nuevas tecnologías?
Esperamos que no, porque al contrario de lo que se piensa, precisamente con esta crisis económica lo que tendríamos que hacer es rentabilizar nuestros recursos, y la inversión en tecnologías es una forma de hacerlo. En este contexto, invertir en nuestra oferta puede ser una buena forma de obtener una mayor rentabilidad.
¿Estáis contentos con la aceptación que está empezando a tener en España la grabación digital?
La cifra de digital, tanto profesional como de consumo, ha crecido en los últimos años en un 50% anualmente y en analógico nos hemos mantenido.
Por cierto, aunque no tenga que ver con el ámbito legal, ¿cómo han conseguido entrar en el sector sanitario, del cual tienen nada menos que más de 1000 hospitales como clientes?
El sector médico ya está totalmente consolidado en el uso de métodos de grabación y transcripción de informes, sobretodo en analógico. De todos modos, ya llevamos algunos años en un proceso de cambio y apertura hacía el digital. Alrededor del 90% de los profesionales que transcriben informes en el sector sanitario lo hacen con una grabadora o un sistema de solución de software Philips.
¿Y en el sector público? ¿Se ha introducido la grabación digital dentro de sus hábitos de trabajo?
Sí, sobretodo en Ayuntamientos, Colegios profesionales, asociaciones, y Administración Pública en general.
Oscar Pérez Prieto
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