Entrevista a Txema Arnedo
Director de Desarrollo de Propiedad Intelectual de Microsoft
La Gestión de Activos de Software o como se le conoce en todo el mundo SAM (Software Asset Management) es el conjunto de procesos, políticas empresariales y herramientas que permiten realizar una gestión eficaz del software en las empresas a lo largo de todo el ciclo de vida (desde la compra a la retirada).
¿Cuáles son sus funciones en Microsoft
Mi posición es la de Director de Desarrollo de Propiedad Intelectual de Microsoft y desde el Comité de Dirección de Microsoft Ibérica coordino las acciones de lucha contra el software ilegal y de desarrollo de nuestra propiedad intelectual en España trabajando estrechamente con diversos equipos y unidades de ventas y márketing en toda la empresa.
¿Qué es la “gestión de activos de software” (SAM)? ¿Qué objetivos persigue Microsoft con este proyecto?
La Gestión de Activos de Software o como se le conoce en todo el mundo SAM (Software Asset Managment) es el conjunto de procesos, políticas empresariales y herramientas que permiten realizar una gestión eficaz del software en las empresas a lo largo de todo el ciclo de vida ( desde la compra a la retirada) . La Gestión de Activos de Software está regulada por una norma ISO que ha sido adaptada al mercado español por AENOR con la denominación UNE ISO/IEC 19770-1 SAM.
¿Qué incluye?
Un proyecto de implantación de SAM en una empresa se realiza generalmente como cualquier proyecto de mejora de gestión empresarial:
Hay que identificar un Equipo de Proyecto y un responsable SAM que no es un trabajo a tiempo total pero si que exige una dedicación importante durante la implantación del proyecto y una mucha menor involucración en las revisiones periódicas del proceso.
Hay que hacer una evaluación de la situación actual de los activos. Hay que realizar un inventario de uso de software y de las licencias legales disponibles para identificar el “gap” desde el punto de vista operativo y poder proceder a su regularización o a eliminar el software que no se utiliza. En esta fase y dependiendo la complejidad tecnológica de la empresa se puede considerar la adquisición de una herramienta informática de Gestión de Activos IT.
Hay que definir e implantar, si no lo están ya, una serie de procesos básicos (perfil de necesidades de software por role/puesto de trabajo, procesos de compra, inventario, actualización y retirada) relacionados con la gestión del software como un activo valioso para la empresa.
Hay que identificar los cambios a realizar en los procesos básicos para avanzar a un estado de madurez en cuanto a Gestión de Activos de Software que sea económicamente provechoso para la empresa.
Hay que identificar las opciones de integración del SAM , en cuanto a flujo de datos e información, con otros procesos empresariales en marcha.
¿Qué ventajas reporta el SAM a una organización?
SAM reporta importantes beneficios para las empresas, no olvidemos que hoy en día el software es un activo básico de generación de valor en la empresa, pero los podemos resumir en tres tipos :
Beneficios Económicos. Un estudio de la prestigiosa Consultora Gartner del año 2008 apunta que la implantación de SAM puede reportar retornos de inversión de hasta el 30% de las inversiones en software en el primer año y entre el 8 y el 100% anual en años sucesivos. Nuestra propia experiencia en España nos indica una amortización de la inversión en periodos inferiores a los 10 meses.
Beneficios Operativos. La empresas que utilizan software ilegal o no están correctamente licenciadas están expuestas a mas fallos críticos en sus sitemas, a más incidencias por virus y otros tipos de malware y en general a un rendimiento menor de sus inversiones en informática.
Disminución de Riesgos Legales. No solo consideramos este punto en cuanto se puede referir a una auditoria de un fabricante de software sino también en cuanto al cumplimiento de la LOPD ( gestionar datos de clientes con software sin licencia puede ser un motivo de sanción por parte de la AEPD o de la misma Ley General Contable que en su nueva formulación a partir del año 2008 incluye la obligación de activar pasivos intangibles ( entre los que se encuentra el software) en las empresas.
¿Qué pasos deben seguirse para implementar el SAM en una organización?
Lo hemos apuntado con anterioridad pero creo que el primer paso es buscar un buen asesor que tenga conocimiento de la normativa sobre SAM y que nos ayude a identificar como se puede implantar SAM en nuestro caso particular.
¿Cree usted que existe una oportunidad de negocio para las asesorías en materia de implementación de SAM? ¿Qué beneficios pueden conseguir?
La posición privilegiada de las Asesorías en cuanto a su capacidad de influir en las capacidades de gestión y fiscales de las empresas hacen de este sector un punto de referencia para poder, en primer lugar, recomendar a sus clientes la necesidad de enfocar la gestión del software como un activo de la empresa y, en segundo lugar, de proponer a los clientes la implantación de un SAM bien sea directamente desde la Asesoría, dirigiendo al cliente hacia algún experto en SAM o utilizando a este experto SAM para prestar el servicio al cliente. De cualquier forma nos encontramos con beneficios para las Asesorías que van desde el reforzamiento de su papel como experto empresarial a la posibilidad real, nosotros en Microsoft tenemos entre nuestros Partners SAM a alguna Asesoría, de montar una nueva línea de negocio alrededor de esta práctica.
¿Cree que el SAM es aplicable a las pymes?
EL SAM, como la Gestión de Calidad, es aplicable a todo tipo de empresa y de la misma forma que una PYME puede certificarse con la ISO 9000, puede hacerlo con la ISO 19770. En el caso de las PYMES nos encontramos con que ciertas fases del proceso ( Inventario de Activos de Software, Procesos Básicos) serán mucho mas sencillos , así como la necesidad de revisar el proceso que puede extenderse a su plazo máximo que es un año si queremos certificarnos. Igualmente los gastos de implantación y la duración serán mucho menores. Por otra parte ciertos beneficios, como los económicos directos, también pueden ser mucho emnores ya que se basan precisamente en los ahorros que pueden obtenerse al gestionar adecuadamente volúmenes medianos (a partir de 200) de licencias. Pero la PYME seguirá accediendo a los beneficios operativos , incluso de una forma mas visble que las empresas mas grandes ya que el 90% de las paradas de sistemas y problemas en las PYMES vienen derivadas de problemas de seguridad y rendimiento, y a la disminución de riesgos legales , que de nuevo para una PYME puede llevar a situaciones muy comprometidas por el alto valor relativo de multas e indemnizaciones.
¿Cree que puede llegar a ser una característica diferencial de una organización el tener implementado el SAM?
Creo que si. Hoy en día en países un poco más avanzados, como Alemania, o países donde las reglas de buen gobierno y ética empresarial se valoran en los mercados, las organizaciones que tienen SAM lo incluyen en sus Memorias Corporativas. Adicionalmente puede llegar el día, y desde diversas Asociaciones estamos trabajando para que sea lo antes posible, en que el acceso a determinadas ayudas, trabajos o subvenciones por parte de las Administraciones Públicas solo sea posible si se tiene una certificación en SAM.
¿Qué porcentaje de piratería existe en España? ¿Qué lugar ocupa en el ránking mundial? ¿A qué se debe este alto nivel de piratería?
Según el ultimo estudio de la Consultora IDC para la Bussiness Software Alliance (BSA, la organización que agrupa a los principales fabricantes de software) el índice en España es del 42%, es decir, de cada 100 licencias que se instalaron durante el año 2008 en los más de 16 Millones de PCs que hay en España, 42 fueron instaladas de forma ilegal. Esta cifra, que nos coloca junto a Italia, Portugal y Grecia, a la cola de los países Europeos Occidentales no solo significa una pérdidas potenciales ( económicas y de puestos de trabajo) importantes para el sector sino que dibujan un panorama desolador en cuanto a riesgos de seguridad para consumidores y empresas, España es uno de los Países del Mundo con mayor incidencia de virus y software malicioso, así como de pérdidas de productividad en las empresas. Evidentemente si miramos a países como Holanda o Dinamarca con índices entrono al 27% nos encontramos con que hay una claro impacto “cultural y educacional” a todos los niveles, consumidores y empresarios, que de alguna forma justifica estas diferencias de incidencia. Por esos es tan importante solicitar, y aprovecho la oportunidad que me brindáis desde vuestras páginas, la ayuda de las Asesorías para que puedan informar y asesorar a sus clientes sobre los beneficios de usar software legal y una correcta gestión del software y sobre los riesgos que pueden correr esas empresas si utilizan software ilegal o no están correctamente licenciadas. Como recurso puedo ofrecer el apoyo de Microsoft y dos sitios web; www.microsoft.com/spain/softlegal y www.microsoft.com/spain/sam donde se puede conseguir mas información y herramientas para entender el problema y asesorar correctamente a los clientes.
Txema Arnedo
Director de Desarrollo de Propiedad Intelectual de Microsoft
Tel. (34) 902 197 198
www.microsoft.es
